🏢 Cas pratique · Organisation coordonnée
De zéro à une organisation entièrement coordonnée
en cinq jours ouvrés
Une PME industrielle déploie Digital Synapse Exchange pour structurer ses services, négocier avec ses fournisseurs et activer sa relation client — sans aucune compétence technique.
Jour 1 — Structure Jour 2 — Publication Jour 3 — Négociation Jour 4 — Collaboration Jour 5 — Clients
Structure des groupes — telle que configurée via MASP
Jour 1
Structurer l'organisation à partir de zéro
Acteurs :Administrateur principal
L'administrateur crée son compte, prépare un fichier CSV décrivant toute la hiérarchie, et importe l'ensemble des groupes et utilisateurs en une seule opération. Il configure ensuite les permissions inter-groupes (ACL) avec chaque responsable de service.
Inscription
Création du compte administrateur
L'administrateur s'inscrit sur Digital Synapse Exchange. Son compte devient le point central de toute l'organisation.
MASP
Import CSV — groupes et membres en masse
Un seul fichier CSV décrit toute la hiérarchie : Direction, 4 services, 8 sous-services, groupes Fournisseurs et Clients. MASP crée l'ensemble en quelques secondes.
ACL inter-groupes
Configuration des permissions par service
L'administrateur ouvre l'onglet Permissions du gestionnaire de groupes et définit pour chaque service l'accès aux 6 modules : chat, rédaction, négociation, fichiers, discussions, galerie.
Groupe Vitrine
Activation du mode public internet
Le service informatique configure le groupe Vitrine en accès public. Il devient la vitrine publique de l'entreprise, visible de tous les internautes sans inscription.
Ce qui change
En moins d'une heure, une organisation de 50 salariés répartis en 10 groupes est opérationnelle. Chaque service dispose de son espace isolé. Aucun courriel, aucune réunion de configuration.
Jour 2
Publier — en interne et en externe
Acteurs :Service commercialTous les responsablesService après-venteService informatique
Les outils Galerie et Rédaction entrent en action simultanément. En interne, les notes et procédures se structurent ; en externe, une galerie produits, des supports marketing et des documents clients se construisent.
Galerie · Public
Catalogue produits et services en ligne
Le service commercial publie photos, vidéos et fichiers audio accompagnés de descriptions dans le groupe Vitrine. Le catalogue est immédiatement visible sur internet.
Rédaction · Privé
Notes internes, consignes et procédures
Chaque responsable publie ses procédures opérationnelles dans le groupe de son service. Accès strictement privé, contrôlé par l'ACL configurée la veille.
Rédaction · Vitrine
Supports marketing et infographies
Le service commercial publie dans le groupe Vitrine : présentations PDF, infographies, fiches produits. Visibles publiquement, mises à jour en temps réel.
Rédaction + Galerie · SAV
Manuels, formulaires et coordonnées
Le service après-vente publie les manuels téléchargeables, notices d'utilisation et formulaires de contact dans l'espace client du groupe Vitrine.
Ce qui change
L'entreprise dispose d'un site vitrine vivant sans agence web, d'une base documentaire interne centralisée et d'un espace client autonome — le tout depuis la même plateforme.
Jour 3
Négocier avec les fournisseurs — en toute transparence
Acteurs :Responsable achatsFournisseurs invitésDirection
La négociation ne s'improvise pas. Digital Synapse Exchange permet de préparer chaque session en amont, de cadrer les clauses via des groupes préparatoires, puis de lancer la session officielle dans un groupe fermé avec traçabilité complète.
Mes groupes
Groupes préparatoires par thème
Le responsable crée des groupes de travail internes par domaine à négocier (prix, délais, conditions logistiques). Chaque groupe reçoit son cadre de négociation via l'outil Rédaction.
Chat en temps réel
Discussion préalable des clauses
Les équipes internes discutent en temps réel des conditions à proposer, des limites à ne pas franchir et de l'ordre du jour — avant que les fournisseurs ne soient invités.
Gestion des groupes
Invitation des fournisseurs · Groupe fermé
Le responsable crée le groupe de négociation officiel, invite tous les participants (internes + fournisseurs), puis ferme le groupe pour sécuriser la session.
Outil de négociation
Session officielle — clauses FIFO · journal d'audit
Chaînes de clauses FIFO, délai de signature configurable, 6 modèles juridiques, export PDF avec annexe d'audit, journal horodaté de 16 types d'événements. Chaque décision est traçable.
Ce qui change
La session de négociation arrive préparée, structurée et documentée. La synthèse juridique est générée automatiquement. Aucun accord verbal non tracé, aucune clause oubliée.
Jour 4
Collaborer — fichiers, projets et journal interne
Acteurs :Tous les salariésResponsables
La vie quotidienne de l'organisation s'organise autour du partage traçable de fichiers et de la rédaction collaborative structurée. Chaque service alimente son propre flux documentaire.
Outil Fichiers
Partage et suivi des fichiers de projet
Les salariés partagent documents, plans, tableurs et rapports directement dans le groupe de leur service. Chaque fichier est suivi, versionné et accessible aux membres autorisés.
Outil Rédaction
Journal interne — actualité quotidienne
Chaque responsable rédige un bref article de « journal quotidien » dans son groupe : chiffres clés, actualité du service, points de vigilance. Diffusé aux personnes concernées selon l'ACL.
Ce qui change
Fini les courriels avec pièces jointes perdues. Fini les chaînes de transfert de fichiers. Chaque salarié sait exactement où trouver le bon document, dans le bon groupe, avec le bon niveau d'accès.
Jour 5
Activer la relation client
Acteurs :ClientsService après-venteServices concernés
Les clients échangent via leur groupe dédié. Ils disposent d'un espace structuré pour poser leurs questions, suivre les réponses et communiquer en temps réel avec les équipes concernées.
Chat
Questions et échanges en temps réel
Les clients posent leurs questions directement dans le chat du groupe Clients. Le SAV répond en temps réel ; les autres services peuvent être sollicités si nécessaire.
Discussions
Questions structurées et fils de réponses
Pour les demandes plus complexes, les clients ouvrent une discussion thématique. Chaque question reçoit un fil de réponses organisé, consultable par tous les membres du groupe.
SAV multi-services
Coordination inter-services en toute transparence
Si une question dépasse le SAV, les services concernés (Commercial, Logistique, Informatique) sont notifiés et peuvent répondre directement dans le groupe Clients, si l'ACL le permet.
Ce qui change
Le client ne gère plus une boîte de réception opaque. Il dispose d'un espace structuré et traçable où chaque question reçoit une réponse coordonnée des bonnes personnes — sans que l'entreprise perde le fil.
Votre organisation est prête à décoller.
Créez votre groupe en quelques minutes. Aucune compétence technique requise. Aucun abonnement à l'heure.